TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE SSTFÁCIL

Documento publicado el 22 de Noviembre de 2016. Versión 02.

SSTFácil (EL SERVICIO) es un servicio que le permite a usted o la compañía que Usted representa (EL CLIENTE), gestionar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a las disposiciones colombianas. SSTFácil ha sido desarrollado por ISOLUCIÓN SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN S.A. (EL PROVEEDOR), y opera de acuerdo a los siguientes Términos y Condiciones (LOS TÉRMINOS).

Al usar EL SERVICIO, EL CLIENTE acepta estas condiciones. En caso de que EL CLIENTE no esté dispuesto a cumplirlos, le agradecemos no hacer uso alguno de EL SERVICIO.

 

GENERALIDADES

EL SERVICIO es una aplicación web. Por lo tanto, para utilizarla, es necesario contar con un computador que pueda correr un Navegador de Internet Microsoft Internet Explorer®, Microsoft Edge®, Google Chrome®, Firefox Mozilla® o Apple Safari® de última generación y contar con una conexión a Internet. La calidad del SERVICIO depende de la velocidad de la mencionada conexión y se recomienda tener al menos 1 Megabit por segundo disponible para cada usuario que utilice EL SERVICIO de forma permanente.

Adicionalmente, a pesar de estar diseñado para ser usado por cualquier persona, sin conocimientos previos, se requerirá alguna destreza en el manejo computacional y de herramientas de ofimática para poder sacar el mayor beneficio a EL PRODUCTO.

 

ADMINISTRADOR

La persona que se registra al momento de contratar EL SERVICIO será el administrador del sistema, el contacto para poder solicitar cualquier tipo de soporte y quien manejará los asuntos correspondientes al pago de la suscripción.

Será posible extenderle facultades de administrador de EL SERVICIO a otros usuarios usando las funciones administrativas de usuarios, pero siempre habrá un solo responsable para soporte y pago.

En caso de que EL CLIENTE llegara a decidir cambiar el administrador y no tuviera acceso al sistema (por ejemplo porque pierden las claves de acceso necesarias) deberá dirigir una comunicación a través de correo electrónico a la cuenta soporte@sstfacil.com y EL PROVEEDOR procederá a realizar un procedimiento de verificación para poder realizar el cambio de administrador responsable.

 

LÍMITES DE LICENCIAMIENTO

EL CLIENTE podrá decidir libremente cuál es el plan al que desea suscribirse, dependiendo del número de funcionarios (empleados + contratistas) de la empresa, ya que la legislación exige criterios de cumplimiento diferente a empresas dependiendo del tamaño de la misma. EL SERVICIO le permitirá crear funcionarios respetando los límites del tamaño de la empresa de acuerdo a la suscripción contratada. Si se requiere aumentar la cantidad deberá comunicarse con soporte@sstfacil.com que le dará el procedimiento para incrementar su suscripción.

 

EL CLIENTE es libre de determinar la cantidad de funcionarios en su suscripción independientemente de la cantidad de empleados y contratistas que tenga en la empresa. No es responsabilidad de EL PROVEEDOR que haya coincidencia entre la cantidad de funcionarios en EL SERVICIO y la cantidad de funcionarios en la realidad.

 

USO DESLEAL DE EL SERVICIO

No podrán ser clientes de EL SERVICIO empresas que se puedan definir a juicio del PROVEEDOR como sus competidores directos, excepto con autorización expresa que por escrito suministre EL PROVEEDOR. En ningún caso está permitido hacer uso de EL SERVICIO para fines de benchmarking, comparación competitiva o para cualquier tipo de medición de desempeño.

El PROVEEDOR, como propietario de servicio, por las razones que estime convenientes, podrá discrecionalmente decidir si suministra EL SERVICIO a una persona en particular o no.

EL CLIENTE se abstendrá de realizar cualquier tipo de ingeniería inversa o descompilación del software sin autorización expresa y escrita de EL PROVEEDOR. La violación parcial o total de las prohibiciones aquí consagradas faculta al PROVEEDOR para dar por terminado el presente acuerdo, así como para revocar la licencia del SERVICIO, todo lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.

 

PAGOS Y DISPONIBILIDAD DE EL SERVICIO

Para que EL CLIENTE pueda hacer uso de EL SERVICIO deberá tener sus pagos al día. EL SERVICIO no estará disponible cuando no se cumpla esta condición y el sistema procederá a solicitar el pago antes de desbloquear EL SERVICIO.

EL PROVEEDOR tendrá la obligación de mantener la información disponible, incluyendo los correspondientes “backups” para recuperar una situación de desastre mientras que el cliente esté al día con sus pagos. En caso de que por alguna circunstancia EL CLIENTE no haya pagado, EL PROVEEDOR se compromete a mantener dicha información y backups durante 2 meses. Después de este tiempo EL PROVEEDOR considerará que EL CLIENTE desea desechar la información. Bajo estricta solicitud de EL CLIENTE, EL PROVEEDOR se compromete a entregar una copia de la información de EL CLIENTE, en caso de que decida abandonar EL SERVICIO. En tal caso se entregarán archivos digitales en algún medio de transferencia por acordar, así:

  • Todos los registros de evidencia de la operación (archivos en cualquier formato, que usted haya subido a EL SERVICIO)
  • Tablas de Excel con los datos que haya incluido (por ejemplo las tablas de funcionarios, procesos, zonas, sucursales, accidentes, etc)

 

CAMBIOS Y EVOLUCIÓN DE EL SERVICIO

EL SERVICIO ha sido concebido y seguirá evolucionando con el fin de proveer las mejores herramientas posibles para el manejo de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a la legislación colombiana vigente. A pesar de que se llevarán a cabo las labores necesarias para entender la forma como su base de clientes usa EL SERVICIO y sus funcionalidades, EL PROVEEDOR se reserva el derecho de tomar las decisiones para mejorar su producto de acuerdo a su criterio.

 

ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO Y COMPENSACIONES

EL SERVICIO está regido por un Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) que depende de la suscripción que el cliente ha tomado: para suscripciones gratuitas habrá disponibilidad de la plataforma de, al menos, el 95% del tiempo. Para suscripciones pagas el tiempo garantizado de servicio será de 99%.

Debido a que este es un producto de software es posible que se requiera, con alguna frecuencia, realizar mantenimientos preventivos o correctivos de la plataforma. Para mantenimientos preventivos EL CLIENTE recibirá las notificaciones necesarias para que pueda planificar el uso de EL SERVICIO. Sin embargo, es posible que haya la necesidad de realizar tareas no programadas de mantenimiento correctivo. En cualquier caso, EL PROVEEDOR tomará las medidas necesarias para que el impacto sobre toda su base de clientes sea el menor posible.

Si por una situación extrema EL PROVEEDOR no pudiera suministrar EL SERVICIO de acuerdo al ANS se compensará, sin sobrecostos para el cliente, de forma acumulada el doble del tiempo que no estuvo el servicio disponible, extendiendo las condiciones de uso y del presente contrato durante ese periodo adicional.

 

SERVICIO ESTÁNDAR

EL SERVICIO se provee como un sistema estándar y el software opera de acuerdo a las condiciones y características con las que lo desarrolló el PROVEEDOR. No da lugar a personalizaciones ni configuraciones diferentes a las que se pueden manejar a través de la consola de administración y la parametrización del sistema.

 

TERMINACIÓN DE ESTE ACUERDO

Este acuerdo estará vigente y vincula a ambas partes durante los períodos que EL CLIENTE haya pagado. EL PROVEEDOR se compromete a la prestación de EL SERVICIO durante este tiempo.

 

SOBRE LA PROPIEDAD Y LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

EL SERVICIO ha sido diseñado de acuerdo a las mejores prácticas de seguridad de la industria y cuenta con varios mecanismos para resguardar la información que EL CLIENTE ingresa y es propiedad suya exclusivamente:

 

  • Política de Seguridad de la Información: EL PROVEEDOR se rige por una política y unos procedimientos de seguridad de la información que evitan cualquier contacto no autorizado explícitamente de nuestros funcionarios con su información. Igualmente, el personal de EL PROVEEDOR está capacitado, es consciente de la seguridad informática y utiliza las mejores prácticas en este aspecto para su trabajo de desarrollo, servicio y soporte.
  • EL SERVICIO opera como un Sitio Seguro SSL que encripta (cifra) la información antes de ser transmitida por Internet, para evitar que un potencial atacante logre interceptar la información mientras viaja por Internet.
  • Audited by SecuritySpace: EL PROVEEDOR corre de forma periódica auditorías automatizadas de seguridad informática sobre toda su plataforma computacional.

 

A pesar de todo lo mencionado es importante anotar que la seguridad informática no es inviolable y EL PROVEEDOR está exento de cualquier reclamación pecuniaria o de otra naturaleza en caso de que todas estas medidas de seguridad pudieran ser violadas por un tercero y/o se pudiera dar una filtración de información.

 

MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS

EL PROVEEDOR se reserva el derecho a modificar LOS TÉRMINOS del presente acuerdo. Estas modificaciones serán informadas a EL CLIENTE y LOS TÉRMINOS estarán vigentes desde que se use EL SERVICIO posteriormente a la publicación, y así lo acepta EL CLIENTE.